Założenie działalności gospodarczej obejmuje rejestrację adresu we właściwych urzędach. W przypadku małych i średnich firm jest to najczęściej miejsce zamieszkania właściciela, co zdejmuje konieczność ponoszenia kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowych. Coraz więcej przedsiębiorstw z sektora MSP decyduje się jednak na korzystanie z usługi biur wirtualnych. Na czym polega to rozwiązanie? Czy jest pomocne tylko na początku drogi biznesowej? Jakie płyną z niego korzyści?
Istota wirtualnych biur
Wirtualne biura to nic innego, jak usługa zdejmująca z przedsiębiorcy obowiązek zakładania stacjonarnej placówki do organizacji pracy, przyjmowania klientów i korespondencji firmowej. Korzystając z tej formy outsourcingu koszty związane z wynajmem lokalu ograniczane są do minimum, a wydatki zależą od wybranego pakietu usług. Wybrane wirtualne biuro w Warszawie może udostępnić przedsiębiorcy adres do zarejestrowania działalności, obsługiwać telefony od kontrahentów, zajmować się przesyłaniem korespondencji, organizacją księgowości, archiwizacją dokumentów, czy obsługą maila. Niekiedy to także wsparcie prawne i informatyczne.
Wirtualne biura nie tylko dla start-upów
Z uwagi na szeroki zakres działania wirtualne biura w Warszawie oraz w innych miastach Polski zajmują się obsługą zarówno firm stawiających pierwsze kroki w biznesie, jak i działających w nim od lat. Innowacyjność wirtualnych biur polega bowiem na maksymalnym obniżaniu kosztów pieniężnych, jakie ponoszone są w przypadku prowadzenia biura stacjonarnego. Przedsiębiorcy nie muszą wynajmować lokalu z biurowcu, by mieć w nim zarejestrowaną firmę. Nie muszą ponosić kosztów związanych z rekrutacją pracowników administracyjnych, czy recepcjonistów, którzy pracują dla nich w ramach miesięcznej opłaty ustalonej w umowie. Wirtualne biura pomagają dodatkowo zoptymalizować wysokość podatków, ponieważ można je wpisywać w koszty uzyskania przychodu.
Korzystać, czy nie?
Zdecydowanie łatwiejszą decyzję do podjęcia mają dopiero powstające organizacje. Zdecydowanie się na wirtualne biuro w Warszawie już na wstępnym etapie pracy pozwala od początku dostosować procesy zarządzania firmą do specyfiki działania administracji. To jednak nie oznacza, że na biura wirtualne nie powinni decydować się doświadczeni przedsiębiorcy, kierujący dużymi organizacjami. W ich przypadku reorganizacja działów w firmie może przynieść wiele korzyści w obszarze obsługi klienta, szybkości przepływu informacji, czy uporządkowaniu dokumentacji. Z czasem okaże się, że korzystanie z outsourcingu jest o wiele mniej kosztowne, niż zatrudnianie sztabu ludzi do prowadzenia spraw firmy i obsługiwania kontrahentów.
Wirtualne biura niosą szczególne korzyści dla firm z sektora MSP. Mali i średni przedsiębiorcy nie muszą decydować się na rejestracje firmy w mieszkaniu, czy zatrudnianiu osób do prowadzenia biura, ponieważ takie możliwości dają im zewnętrzni dostawcy usług. Biura wirtualne to także dobry pomysł dla dużych organizacji, szukających sposobów na obniżenie kosztów prowadzenia działalności, czy optymalizację procesów w firmie.
