Żadna firma nie może poprawnie funkcjonować bez sprawnego systemu obiegu dokumentów. Odpowiednie procedury związane z dostarczaniem i przechowywaniem faktur, umów oraz ważnych danych pozwalają przedsiębiorstwu terminowo wywiązywać się ze zobowiązań, zarówno finansowych, jak i związanych ze zleceniami. Alternatywą dla tradycyjnego obiegu jest system elektroniczny, wprowadzający wiele usprawnień. Kiedy warto go zastosować?
Obieg dokumentów w firmie – w jakiej sytuacji sprawdzi się elektroniczny system?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład unowocześnienia przepływu informacji w przedsiębiorstwie – to bardzo pomocny system, który sprawdzi się w każdym biznesie. Szczególnie w większych firmach, borykających się z dużym napływem wielu ważnych dokumentów, pozwoli dopilnować, by wszystkie niezbędne działania zostały wykonane terminowo, a także uchroni przed zagubieniem faktur czy umów.
System opiera się na digitalizacji dokumentów, dzięki czemu są one łatwiej dostępne dla pracowników, a ich status może być stale kontrolowany przez osoby zarządzające. Znacznie usprawnia to przepływ ważnych informacji oraz pozwala dopilnować wszystkich ważnych terminów, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie firmy i pozwala uniknąć kosztownych błędów.
Elektroniczny system obiegu dokumentacji sprawdzi się doskonale w każdej firmie. Usługi obejmują przygotowanie i wdrożenie profesjonalnego systemu, do którego dostęp będą miały upoważnione w firmie osoby. Dzięki niemu dostęp do dokumentów będzie bardzo prosty – dane w wersji cyfrowej będą dostępne na komputerach i urządzeniach mobilnych.
Przykład zastosowania obiegu dokumentów w firmie w wersji elektronicznej to:
- obieg faktur i innych dokumentów związanych z finansami,
- obieg dokumentów kadrowych, wniosków urlopowych,
- obieg firmowej korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Ponadto, firma zajmująca się rozwiązaniami tego typu oferuje także dodatkowe usługi, w tym skanowanie dokumentów, które trafią do bazy danej firmy, archiwizacja i przechowywanie dokumentów, również w wersji papierowej, a także porządkowanie dokumentacji.
Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Nowoczesny system obiegu dokumentów firmowych to duże ułatwienie dla każdego przedsiębiorstwa. Jakie są największe korzyści, które zyskuje się wraz z takim rozwiązaniem?
- Usprawnienie obiegu dokumentów firmowych – dzięki rozbudowanemu systemowi organizacja pracy oraz monitorowanie wykonywanych przez pracowników zadań są o wiele łatwiejsze.
- Łatwiejszy dostęp do dokumentacji – dzięki skanowaniu dokumentów oraz ich digitalizacji, każdy upoważniony pracownik może z łatwością uzyskać dostęp do potrzebnych mu danych, bez konieczności wyciągania oryginałów z archiwum.
- Niższe zużycie papieru – firma znacznie ogranicza konieczność drukowania czy kserowania dokumentów.
- Kontrola nad korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
- Możliwość ciągłego monitorowania statusu dokumentów, wraz z raportowaniem minięcia terminu realizacji danych spraw.
- Raporty dotyczące ilości korespondencji oraz statusu dokumentów.
Dzięki systemowi firma zyskuje bardzo pomocne narzędzie, które nie tylko przyspiesza cały proces realizacji różnego typu zleceń i spraw, ale także zabezpiecza ważne dokumenty przez zagubieniem czy zniszczeniem – digitalizacja sprawia, że będą zawsze dostępne w razie potrzeby.
